Загублена інформація про стаж: як відновити дані у 2025 році

Чому стаж може «зникнути»

Втратити інформацію про трудову діяльність можна з різних причин. У когось трудова книжка загубилася під час евакуації чи переїзду. Хтось працював у компанії, яка згодом закрилася або змінила власника, не передавши документи до архіву. Часто роботодавці просто не оформлювали трудові відносини належним чином, не подавали відомості до податкової або не платили ЄСВ.

Також поширені випадки, коли дані не були вчасно внесені до електронного реєстру, або архіви знищені через бойові дії. Деякі люди втратили доступ до цифрових сервісів через збої, втрату логінів чи руйнування серверів. А буває, що компанія залишилась на тимчасово окупованій території — і отримати від неї підтвердження стало неможливо. Не менш проблемним є підтвердження дистанційної чи неформальної роботи за усною домовленістю.Проте навіть у таких випадках довести стаж можливо. Закон передбачає низку правових інструментів, а у 2025 році діють ефективні цифрові та офіційні механізми відновлення.

Які правові інструменти доступні у 2025 році

Факт трудової діяльності можна підтвердити через:

• архівні установи (державні, місцеві, галузеві, електронні та фізичні);
• суди (у межах встановлення юридичного факту виконання роботи — ст. 293 ЦПК);
• контролюючі органи, як-от ДПС, ЦНАПи чи управління праці;
• електронні сліди: листування, CRM-системи, робоча пошта, облікові записи;
• показання свідків — колег, керівників, співробітників.

Що робити: покрокова інструкція

Крок 1. Звернення до роботодавця

Якщо компанія досі існує, подайте письмовий запит із проханням надати довідку про періоди роботи, копії наказів про прийняття та звільнення, табелі обліку часу, посадові інструкції та інші документи. У разі відмови можна звертатися до Держпраці або до суду.

Крок 2. Запит до архіву

У випадку ліквідації підприємства потрібно звернутися до трудового або обласного архіву за місцем розташування компанії. Важливо надати ПІБ, дату народження, місце та період роботи, посаду, назву компанії та будь-яку допоміжну інформацію. Якщо дані знайдено, архів видає офіційну довідку.

Крок 3. Встановлення факту через суд

Коли жодних документів не залишилось, подається заява до районного суду за місцем проживання — про встановлення юридичного факту виконання трудових обов’язків. До заяви додаються докази: скріншоти листування, фото з робочого місця, показання свідків, дані з CRM або хмарних систем. Суд встановлює факт праці, а на основі рішення органи державної влади вносять відповідні записи.

Крок 4. Альтернативні підтвердження

Як додаткові джерела можна використати:

• довідки від податкової (про сплату ЄСВ або податкову звітність);
• виписки з банків щодо зарплатних надходжень;
• корпоративні архіви, хмарні сервіси, поштові скриньки;
• свідчення у письмовій або нотаріально завіреній формі;
• записи із CRM або месенджерів, що підтверджують вашу участь у процесі роботи.

Якщо роботодавець на окупованій території або документи знищено

У такій ситуації слід звернутися до місцевої або військової адміністрації. Зберіть будь-які свідчення людей, які працювали з вами одночасно. Спробуйте знайти цифрові документи — листування, графіки, скріншоти. Якщо жодного документа немає — подайте до суду заяву про встановлення факту праці й додайте докази форс-мажору: довідки від ДСНС, інформацію з офіційних джерел, новини.

Рекомендації юриста

Працюйте на випередження. Чим раніше ви почнете збирати докази — тим легше буде відновити інформацію. Зберігайте цифрові копії документів, особливо якщо працюєте дистанційно або в нестабільних умовах. Фіксуйте кожен крок: запити, відповіді, повідомлення. Звертайтесь за допомогою до професійних юристів, правозахисників, профспілок або волонтерських організацій. 

Висновок

Загублений трудовий стаж – це проблема, з якою у 2025 році стикаються тисячі громадян України. Але це не безвихідь. Закон дозволяє довести свою працю, навіть якщо немає жодного офіційного документа. Для цього потрібно правильно обрати маршрут: звернення до архівів, роботодавця, суду чи інших джерел. Дійте послідовно, не бійтеся просити допомоги, фіксуйте кожен крок. І памʼятайте: жодна година вашої роботи не повинна бути втрачена — за неї можна і треба боротися. Якщо сумніваєтеся — зверніться до професійного юриста.